Politique de confidentialité

1. Avant propos

Le RGPD, qu’est-ce que c’est ?

La protection des données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures. La politique de confidentialité s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016), applicable depuis le 25 mai 2018 et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Ainsi, la présente politique de protection des données a pour but de vous présenter :

• – Le responsable de traitement des données à caractère personnel

• – La manière dont sont collectées et traitées vos données.
• – Vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles
• – Les destinataires à qui vos données sont transmises
• – La politique du site en matière de gestion des cookies

Cette politique de confidentialité est complémentaire aux mentions légales présentes sur le site internet : https://afejiservices.org/mentions-legales/

2. Définitions

Promis, vous allez avoir l’esprit plus clair !

Une Donnée Personnelle (ou Donnée à caractère personnel) est toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, c’est-à-dire permettant de l’identifier directement (ex., le nom et le prénom) ou indirectement (ex., les cookies, le numéro de téléphone).

Une personne concernée est unepersonne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par le biais d’une ou plusieurs Données à caractère personnel traitées par l’AFEJI Hauts de France.

Un traitement de données personnelles est toute opération ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, comme : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la transmission de données (…)

Le Responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens des traitements.

Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sous ses instructions.

3. Principes généraux

Des obligations juridiques nous en avons !

Conformément aux dispositions de l’article 5 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte et le traitement de vos données personnelles respectent les principes suivants :

• Licéité, loyauté et transparence : la collecte et le traitement des données personnelles ne peuvent reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime, préservation des intérêts vitaux) ;
• Finalités limitées : la collecte et le traitement des données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis ;
• Minimisation de la collecte et du traitement de données : seules les données strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées ;
• Conservation des données limitée dans le temps : le responsable de traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les données personnelles traitées ;
• Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le responsable de traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.

4. Responsable de traitement et sous traitant

Nous sommes responsables de vos données !

En tant que responsable de traitement, l’AFEJI Hauts de France s’engage à respecter les obligations issues du Règlement et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles.

5. La collecte de vos données personnelles

Que savons-nous sur vous ?

Dans le cadre de nos différentes activités, vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à permettre de vous identifier (« données personnelles »). C’est le cas notamment lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous êtes accueillis dans nos établissements ou services d’hébergement (Centre d’hébergement, accueil de jour, hébergement d’urgence, EHPAD, …), que vous participez à nos chantiers d’insertion, ou que vous êtes accueillis dans nos différents établissements et services médico-sociaux (IME, ITEP, Centres médico-psycho-sociaux, …).

La nature et la qualité des données personnelles collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec l’AFEJI Hauts de France. Les principales sont les suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale ou électronique, ainsi que toute information fournie par vous dans le cadre de votre demande de contact et le cas échéant, le contenu du message, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors de vos échanges avec l’AFEJI Hauts-de-France.
• Données de la vie personnelle : habitudes de vie, situation familiale, nombre d’enfants.
• Données de la vie professionnelle : emploi, fonction, lieu de travail, compétences, numéro de téléphone ou adresse électronique.
• Données de connexion : ce sont toutes les informations dont nous avons besoin pour accéder à votre compte personnel, comme le mot de passe, et autres informations nécessaires à l’authentification et à l’accès à un compte.
• Données internet : ce sont vos données de navigation, telles que votre adresse IP.
• Données financières : données bancaires, un RIB, des ressources, un salaire.
• Données sensibles : l’AFEJI Hauts-de-France peut collecter des données sensibles vous concernant, telles que des données de santé (pathologie, traitement, état psychique par exemple), des données judiciaires (mesures de protection, condamnations pénales, jugements, …) ou des données de handicap. Ces données sont strictement nécessaires à votre accompagnement et à votre prise en charge par l’AFEJI Hauts-de-France. 
• Données hautement personnelles : l’AFEJI Hauts-de-France peut collecter votre numéro de sécurité sociale lorsqu’il est nécessaire à la réalisation de sa mission (réalisation de démarches administratives pour votre compte, établissement de fiches de paye, …).

L’AFEJI Hauts de France veille à ce que la collecte de vos Données à caractère personnel soit pertinente, adéquate, non excessive et strictement nécessaire à ses activités.

Vous êtes informés que certaines informations sont indispensables pour bénéficier de nos services (par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire de collecte, ces informations sont signalées par un astérisque). A défaut de nous les communiquer, nous ne serons pas en mesure de vous faire bénéficier des services concernés.

6. Le traitement de vos données personnelles

Pourquoi collectons-nous vos données ?

Nous collectons vos données personnelles pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques.

Dans le cadre de la gestion de notre site internet, l’AFEJI Hauts de France utilise notamment les données personnelles comme suit :

Dans le cadre de ses activités d’insertion et d’aide par le travail, l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

Dans le cadre de ses diverses activités d’hébergement et d’accueil (Accueil de jour, Centre d’Accueil pour demandeurs d’asile, Centres d’hébergement d’urgence, CHRS, Résidences Séniors, EHPAD, MARPA, MAS, Foyers de vie et d’hébergement, Habitats Inclusifs et partagés ou encore Service de logement pour femmes victimes de violences conjugales et Maisons d’enfants), l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

Dans le cadre de ses diverses activités d’accompagnement médico-éducatif, médico-psycho-pédagogique ou encore médico-social (IME, ITEP, SESSAD, Centre d’action médico-social précoce, Centre médico-psycho-pédagogique, SAVS, service d’Accompagnement parental, service d’aide à la mobilité, service enfance famille, service d’urgence sociale ou les équipes mobiles ASE), l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

Dans le cadre de ses diverses activités de service de soins (Service de soins à domicile, Hôpital de jours), l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

Dans le cadre de ses autres activités de service (Service de répit des aidants ou encore la crèche multi-accueil), l’AFEJI Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

7. Le partage de vos données personnelles

On ne les transmet pas à n’importe qui !

L’AFEJI Hauts de France s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’aux seules personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés, en vertu de dispositions légales, tels que :

• L’administration fiscale,
  • Les organismes de sécurité sociale,
  • Les administrations de la justice, de la police et de la gendarmerie,
  • Les huissiers de justice.

Nous pouvons également être amenés, lorsque cela est strictement nécessaire à la réalisation de nos services, à partager vos données à nos prestataires auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom, telles que :  

• Editeurs des logiciels du Dossier de l’Usager Informatisé (DUI)
  • Socianova (Logiciel OGIRYS)
  • Teranga Software (Logiciels NETSoins et NETVie)
  • Informatique Service 34 (Logiciel Geckos)
  • Etc…
    
    
• Hébergeur du site internet
• Prestataire informatique

Nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée.

Hormis aux destinataires cités ci-dessus, ainsi qu’à nos différents partenaires médico-sociaux (Hôpitaux, médecins, infirmiers ou encore associations partenaires, …), dans le cadre uniquement de votre accompagnement, nous ne transmettrons jamais vos données sans avoir obtenu votre consentement préalable ou si cela n’est pas nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous, ou l’exécution de notre mission d’intérêt public, ou de la préservation de vos intérêts vitaux. En outre, ne leur sont communiqués que les informations dont ils ont besoin pour la réalisation du service. Il leur est également demandé de ne pas utiliser les données pour des finalités autres que celles initialement prévues. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces tiers préservent la confidentialité et la sécurité de vos données.

Dans son activité, l’AFEJI Hauts de France n’est pas amené à vendre vos données.

8. Les durées de conservation de données

Et oui, vos données personnelles ont aussi une durée de vie !

Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous les collectons, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales (cf. article 6).

Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :

• Les besoins des activités de l’AFEJI Hauts de France
• Les exigences contractuelles
• Les obligations légales
  
  Les recommandations des autorités de contrôle

9. Les mesures de sécurité

Nous prenons et prendrons toujours soin de vos données !

L’AFEJI Hauts de France s’engage à protéger les données personnelles que nous collectons, ou ce que nous traitons, contre toute perte, destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à la nature et la finalité des traitements.

Ainsi, conformément à l’article 32 du RGPD relatif à la sécurité des traitements l’AFEJI Hauts de France a mis en place :

• Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des systèmes et services de traitement ;
• Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
• Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

10. Les transferts de données hors Union Européenne

Un voyage bien organisé !

L’AFEJI Hauts de France héberge et traite vos données uniquement en France ou au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).

Toutefois, il est possible que les données que nous recueillons lorsque vous utilisez nos services soient transférées dans d’autres pays, par exemple si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Union Européenne.

En cas de transfert de ce type, nous garantissons que le transfert est effectué :

• Soit vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les réglementations européennes exigent ;
• Soit qu’il est encadré par des clauses contractuelles types ;
• Soit qu’il est encadré par des règles internes d’entreprise.

11. Vos droits sur vos données

Vous avez toutes les cartes en main !

Sur les données à caractère personnel que nous collectons/traitons, vous pouvez exercer les droits suivants :

• Droit d’accès : Vous pouvez, à tout moment, accéder à vos données personnelles que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification : Vous pouvez formuler une demande afin de compléter ou de procéder à une correction ou une clarification de vos informations personnelles.
• Droit de suppression : Vous pouvez également nous demander la suppression de vos données personnelles.
• Droit d’opposition : Vous conservez, à tout moment, le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles dans le cadre des activités menées par notre entreprise en ce qui concerne les traitements de vos données.
• Droit à la limitation : Vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions.
• Droit à la portabilité : Dans certaines conditions, vous pouvez recevoir directement toutes les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies ou demander que celles-ci soient transmises à un autre responsable de traitement, dans un format structuré.
• Un droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné (Loi pour une République Numérique – en savoir plus).

Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits sur simple demande auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’AFEJI Hauts de France, à l’adresse suivante : dpo@afeji.org.

Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de droit, il vous est demandé de préciser autant que possible le périmètre de la demande, le type de droit exercé, le traitement de données personnelles concerné, et tout autre élément utile, afin de faciliter l’examen de votre demande. En outre, en cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Si vous estimez, après avoir nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

12. Mise à jour de la politique de confidentialité

La présente politique sera revue en fonction des évolutions des textes. Il est recommandé de la consulter régulièrement sur ce site internet.

(Mise à jour le 01/02/2026)